La gestion documentaire

Le flot croissant de documents, de données et de fichiers, générés quotidiennement ou arrivant de l'extérieur, doit non seulement être géré, mais aussi être réutilisable.

Les documents sont stockés sur les disques durs des postes de travail, sur des serveurs de fichiers, dans des solutions de courrier, des répertoires de départements ou d'autres systèmes. Une vue complète, qui inclut tous les documents d'un certain processus, est souvent à peine envisageable.

La collaboration devient de plus en plus importante et parallèlement, le travail en tout temps en tout lieu, en particulier dans le contexte de la mondialisation. La condition préalable est un accès mobile aux données de l'entreprise constamment mises à jour. La coopération entre sites et mondiale sur la base d'informations actualisées devient un facteur de succès.

Ainsi, la fragmentation est en passe de combler les lacunes du passé :

• Recherche fastidieuse pour trouver le bon document et des requêtes fréquentes
• Multiples emplacements de stockage des documents
• Insuffisance des contrôles d'accès et de la gestion des droits
• Statut de version des documents flou

Ces processus prospectifs doivent être utilisés pour combler vos besoins :

• Une gestion documentaire complète et à l'épreuve des audits comme condition préalable aux certifications, à la gestion de l'information, à la communication avec les clients, etc.
• Transfert, traitement et documentation rapides et directs de l'information et de ses modifications
• Promotion de la coopération entre départements

L'industrie 4.0 et la transformation numérique font naître de nouvelles façons de mettre en réseau l'économie traditionnelle et le monde numérique. La gestion numérique de documents implique bien plus que le simple stockage de données et de documents. Un SGD devrait regrouper intelligemment l'information provenant de diverses sources afin que toute l'information soit disponible pour un travail efficace. Une gestion documentaire efficace est donc l'un des leviers pour maîtriser le grand défi de nombreuses entreprises : la numérisation.

L'économie de coûts indirects et cachés grâce à l'amélioration de la qualité, de l'efficacité et de la productivité.

Concrètement, les aspects suivants peuvent être mentionnés :

• Cohérence et intégration des données et des documents tout au long de la chaîne de processus
• Recherche intelligente en texte intégral avec classification automatique des facettes permettant aux utilisateurs autorisés de trouver et d'utiliser rapidement les documents
• Traçabilité permanente de l'état du travail et aucune perte d'informations
• Sauvegarde et gestion des documents directement à partir du système auteur grâce à l'intégration complète avec MS Office Suite
• Création spontanée ou à base de modèles de flux de travail (« transmissions »)
• Concept d'abonnement aux notifications par e-mail en cas de modification d’un objet
• Une seule base de données pour l'ensemble des données et documents sur les projets et les produits
• Lier les documents pertinents aux données de base de l’article, aux nomenclatures et aux autres données de base

Réduction des temps de recherche et donc des activités sans valeur ajoutée