Managementul documentelor

Fluxul de date în permanentă creştere din documente, date şi fişiere care sunt create zilnic sau sosesc în companie din exterior nu trebuie numai administrat, ci şi făcut reutilizabil.

Documentele sunt salvate pe hard-discurile calculatoarelor de la locurile de muncă, pe servere de fişiere, în directoarele departamentelor de specialitate sau pe alte sisteme. Deseori nu mai este posibilă o vedere completă care cuprinde toate documentele unui anumit proces.

Tocmai în cadrul globalizării colaborarea devine tot mai importantă şi, implicit, lucrul independent de timp şi loc. Condiţia necesară în acest sens este accesul mobil asupra datelor în permanenţă actuale ale companiei. Colaborarea independent de amplasament şi globală bazată pe informaţii actuale devine un factor de succes.

Ca urmare, brizanţa de a înlătura neajunsurile din trecut creşte tot mai mult:

• Căutare laborioasă a documentului corect şi solicitare frecventă de informaţii
• Locuri de depunere diferite a documentelor
• Insuficientă dirijare a accesului şi management al drepturilor
• Stadii neclare a versiunii documentelor

Aceste situaţii trebuie înlocuite cu aceste procese deschizătoare de drumuri în viitor:

• Management al documentelor fără lacune şi cu posibilitate de revizuire sigură ca o condiţie necesară pentru certificări, managementul informaţiilor, comunicaţia cu clienţii etc.
• Retransmitere, prelucrare, documentare rapidă şi directă a informaţiilor şi a modificărilor acestora
• Promovare a colaborării interdisciplinare

Industrie 4.0 şi transformarea digitală generează căi noi de interconectare între economia tradiţională şi lumea digitală. Managementul digital al documentelor cuprinde mult mai mult decât doar depunerea datelor şi documentelor. Un DMS trebuie să înmănunchieze inteligent informaţiile din cele mai diverse surse, astfel încât, să existe toate informaţiile necesare pentru lucrul în mod logic. Managementul eficient al documentelor este aşadar una dintre pârghiile prin care companiile pot face faţă marii provocări: digitalizarea.

Economiile de costuri indirecte și ascunse prin îmbunătățirea calității, eficienței și productivității.

Concret pot fi menţionate în acest sens următoarele aspecte:

• Continuitatea şi integrarea datelor şi documentelor de-a lungul întregului lanţ procesual
• Căutarea inteligentă a textelor cu clasificare analitico-sintetică automată permite o găsire rapidă şi utilizarea documentelor de către utilizatorii autorizaţi
• Stadii de lucru permanent reproductibile şi fără pierderi de informaţii
• Salvarea şi administrarea documentelor direct din sistemul de programare prin integrarea completă cu pachetul MS-Office
• Crearea spontană sau bazată pe modele a workflow-urilor („retransmiteri“)
• Conceptul de subscripţie pentru înştiinţarea privind modificarea obiectelor prin e-mail
• O bază de date pentru toate datele şi documentele referitoare la proiect, respectiv produs
• Interconectarea documentelor relevante cu datele master ale articolului, specificaţiilor şi altor date master
• Reducerea timpilor de căutare şi implicit, a activităţilor care nu sunt creatoare de valori