Ein effektiver Angebotsprozess befähigt Industrieunternehmen, individuelle, innovative und wirtschaftliche Angebote frühzeitig abzugeben. Wird der Auftrag erteilt, ist durch den Prozess bereits sichergestellt, dass die Leistungen zu wettbewerblichen Konditionen, in der versprochenen Zeit und zugesagten Qualität geliefert werden können. Die Einhaltung von Branchenstandards und Compliance-Richtlinien ist dabei ebenso gewährleistet. Entscheidend für die Qualität im Angebotsprozess: eine strukturierte, interdisziplinäre Bewertung von Kundenanforderungen.
Business-Potenziale einer optimalen Angebotserstellung
Zeigen Sie Ihre Stärken von Anfang an: Ein leistungsfähiger Angebotsprozess ermöglicht Kundenanforderungen laut Request for Proposal (RFP) sicher zu erfüllen und langfristige Geschäftsbeziehungen aufzubauen.
Die Qualitäten Ihres Portfolios sowie die innovativen Potentiale von Produktentstehung und Service werden wirksam am Markt platziert. Die erfolgreiche Abstimmung im Vorfeld sorgt für Effizienz in der Produktentstehung nach Auftragserteilung. Das Ergebnis: eine zusätzliche Kundenreferenz, eine gestärkte Marktposition und ein Plus für Ihren Geschäftserfolg.
RFP: Deshalb ist der Angebotsprozess wichtig
Die Vertriebsabteilung will mit dem Angebot einen lange angebahnten Abschluss gewinnen. Der Account Manager plant, seinen Top-Kunden zum nächsten Meilenstein zu begleiten, während das Business Development eine neue Geschäftsmöglichkeit erschließen möchte. Alle drei setzen auf klare Kommunikation und darauf, mit den richtigen Argumenten zu überzeugen. Sie möchten außerdem schnell reagieren und brauchen einen zügigen Durchlauf des Angebotsprozesses.
Dafür ist entscheidend, dass die verschiedenen Abteilungen alle Anforderungen in einer koordinierten Zusammenarbeit analysieren, um zügig abgestimmte und informierte Entscheidungen zu treffen.
Im Verlauf dieser Anforderungsanalyse werden folgende Faktoren bewertet und geprüft:
- Relevanz für die Geschäftsstrategie
- Beitrag zum Geschäftserfolg
- Verfügbarkeit der Ressourcen
- Technische Machbarkeit
Der Prozess stellt sicher, dass bei Vertragsabschluss dem Leistungsversprechen auch mit operativer Exzellenz nachgekommen werden kann. Ein Angebot ist in diesem Sinne das Scharnier zwischen „vorher“ und „nachher“ – sowohl für den Anbieter als auch beim potentiellen Kunden. Wenn dieses Verbindungselement gut funktioniert, sind Betriebsergebnis und Kundenerlebnis durchgehend optimal.
Was kann ein Angebotsprozess?
- Strukturiert und priorisiert die Daten und Fakten
- Regelt die rasche Abstimmung und Bewertung
- Identifiziert den besten Lösungsweg
Das bringt der Prozess
Wie trägt der Angebotsprozess zur erfolgreichen Produktentstehung bei?
Was fordert der Kunde und was kann Ihr Unternehmen ihm – wirtschaftlich vorgehend – anbieten? Diese zentrale Frage klärt der Angebotsprozess. Für die Analyse des Kundenbedarfs und der Produktspezifikationen liegt in der Regel ein detailliertes Lastenheft vor. Im Angebotsprozess werden noch weitere Faktoren berücksichtigt wie Liefertermine, rechtliche Rahmenbedingungen, Normen und Nachhaltigkeitsfragen.
Speziell für die Produktentstehung heißt das, eine Anforderungsstruktur herauszuarbeiten, die alle Anforderungen der Kundenanfrage kategorisiert und organisiert. Hieran sind alle Engineering-Disziplinen und mehrere Abteilungen beteiligt. Sie erarbeiten einen Produktvorschlag, der das Unternehmenspotential voll ausschöpft und dem Wunschprodukt möglichst nahekommt.
Jeder Produktvorschlag erfolgt anhand der Ziele und Leitplanken der Produktentstehung, was Rahmenbedingungen und Ressourcen betrifft. Dazu gehört zum Beispiel, den entstehenden Aufwand der Auftragsbearbeitung preiskalkulatorisch zu ermessen und die Wirtschaftlichkeit abzusichern.
Das leistet der Angebotsprozess
Die strukturierte Analyse der Kundenanforderungen und eigenen Produktspezifikationen zeigt, ob das Produkt in der erwarteten Qualität und Zeit lieferbar ist.
Wirtschaftliche und unternehmerische Leitlinien sind dabei berücksichtigt, gesetzliche Vorgaben und industrielle Standards auch.
Wie viel individuellen Einsatz der Entwicklungsabteilung fordert das Produkt? Gerade für eine Auftragsbearbeitung mit den Methoden „Engineer to Order“ und „Design to Order“ ist diese Frage ausschlaggebend. Das bringt der hohe kundenspezifische Anteil mit sich.
Ein Blick muss in jedem Fall auch den Kostenschätzungen der Lieferanten gelten, damit auch hier Budgets eingehalten werden.
Im Rahmen des Angebotsprozesses wird ebenso die Frage geklärt, inwieweit die Kundenanforderungen überhaupt umsetzbar sind. Das kann speziell bei smarten Produkten mit hohem Softwareanteil aufwändig sein.
Auch wenn solche Prüfungen komplex sein mögen – so muss doch vorab feststehen, ob der Produktvorschlag in der erwarteten Qualität realisiert werden kann. Es ist auszuschließen, ob einzelne Spezifikationen tatsächlich möglich sind. Eine Klärung nicht eindeutiger Anforderungen bietet die Chance, ein gemeinsames Verständnis des gewünschten Produkts zu erreichen – intern und mit den Kunden.
Für alle Fragestellungen, die über die Produktentstehung hinausgehen, sind weitere Unternehmensbereiche einzubeziehen. Das können etwa Verkauf, Marketing, Finance, Rechtsabteilung und die Unternehmensleitung sein.
Der Angebotsprozess sieht hier eine strategische und unternehmerische Bewertung vor in Bezug auf benötigte Ressourcen, entstehende Kosten (R&D-Aufwand) und Ausrichtung der Investitionen. An dieser Stelle werden Chancen und Herausforderungen, aber auch potentielle Risiken identifizierbar.
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Transformationsaufgaben für den Request-for-Proposal-Prozess
Um die Chancen im Angebotsprozess zu nutzen, kommt es darauf an, die strukturellen Herausforderungen dieser Aufgabenstellung zu meistern. Und das skalierbar. Denn kein Unternehmen möchte eine Angebotsanfrage liegen lassen, weil es einen Rückstau in der Bearbeitung offener Anfragen gibt.
Was macht den Request-for-Proposal-Prozess schwierig?
Der Angebotsprozess ist vielfältig und teilweise komplex: Das benötigte Fachwissen verteilt sich entlang der gesamten Wertschöpfungskette, von der Entwicklung über die Fertigung und Montage bis hin zum Service der Produkte.
Der interdisziplinäre Prozess wird zusätzlich erschwert durch die Zunahme komplexer Systeme (System of Systems) und Variantenvielfalt. Ist die Produktentstehung noch unzureichend digitalisiert, sind oft aufwändige manuelle Vorgänge notwendig.
Das alles führt zu langen Bearbeitungszeiten. Besonders in Unternehmen mit den Methoden „Engineer to Order“ und „Design to Order“ sind das nicht selten mehrere Wochen bis Monate. Noch folgenreicher sind Fehleinschätzungen oder ein Mangel in der Bearbeitung der Anforderungen. Entweder droht ein Verlust des Auftrags. Oder man erhält den Zuschlag, hat aber ein Risiko übersehen.
Noch folgenreicher sind Fehleinschätzungen oder ein Mangel in der Bearbeitung der Anforderungen. Entweder droht ein Verlust des Auftrags. Oder man erhält den Zuschlag, hat aber ein Risiko übersehen.
RFP-Prozess transformieren – Vertriebserfolg steigern
- Investition in Zeit und IT zahlt sich aus: in exzellenter Qualität des Angebotsprozesses und besseren Ergebnissen.
So verbessern Sie den Angebotsprozess
Standardisieren, Digitalisieren und Integrieren – diese wirksamen Initiativen erhöhen die Qualität und verbessern die Ergebnisse des Request-for-Proposal-Prozesses. Einheitliche Workflows sorgen für Verlässlichkeit, Konsistenz und Rationalisierung. Da die Kooperation nach genauen Regeln erfolgt, lassen sich Missverständnisse und Fehlerquellen minimieren.
Ein weiteres Plus in der Effizienz bringt eine anwenderfreundliche IT-Unterstützung im Prozess. Eine Software-Applikation trägt zur Prozessoptimierung bei, indem sie zum Beispiel:
- die strukturierte Evaluierung von Anforderungen unterstützt
- Zusammenarbeit und Austausch über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg fördert
- den bisher erreichten Erfüllungsgrad der Anforderungen anzeigt
- für Transparenz im Projektmanagement sorgt in Bezug auf den jeweiligen Bearbeitungsstand der Teams, fehlende Informationen, etc.
- Termintreue unterstützt
- durch Monitoring den Prozess evaluiert und Schwachstellen identifiziert
Die Effizienzsteigerung durch die Digitalisierung des Prozesses kann besonders effektiv sein, wenn die Teams für die Angebotsanfrage auf durchgehende und aktuelle Daten zurückgreifen können. Das leistet die Integration der verschiedenen Businessapplikationen.
Was verändert sich durch einen optimierten Angebotsprozess?
Eine Transformation des Angebotsprozesses verbessert seine Qualität. So arbeiten zum Beispiel alle Beteiligten stets mit aktuellen Informationen. Es wird leichter, ähnliche oder bereits existierende Lösungen zu identifizieren. Sie behalten das Wesentliche im Blick und erkennen schneller, ob und wo nachjustiert werden muss.
Dies erhöht die Produktivität, während der Aufwand für Abstimmungsschleifen abnimmt. Ein weiterer Pluspunkt für die Mitarbeitenden im Team: Ein Angebot bedeutet weniger Stress, weil sichergestellt ist, dass die Aufgabe im gesetzten Zeitrahmen erfüllt werden kann.
Der Fortschritt, den die Transformation mit sich bringt, verbessert auch die Ergebnisse des Angebotsprozesses. Kürzere Zykluszeiten, bessere Angebote, verlässliches Risiko-Management und attraktive Preisgestaltung für beide Seiten schaffen die Voraussetzungen für mehr Vertriebserfolg.
Kunden gewinnen – mit dem besten Angebot
Neue Kunden überzeugen, bestehende Bindungen stärken und langfristige Geschäftsbeziehungen aufbauen: Diese Ergebnisse ermöglicht ein effizienter und professioneller Angebotsprozess. Zentraler Gedanke ist hier, frühzeitig ein Angebot abzugeben, das die Anforderungen bestmöglich erfüllt und sicher realisierbar ist. Damit vermag Ihr Unternehmen die Effizienz und Qualität seiner eingereichten Angebote signifikant zu steigern und spart zudem durch standardisierte Vorgehensweisen Kosten ein.
Verschaffen Sie Ihrem Unternehmen Wettbewerbsvorteile durch die schnelle und präzise Bearbeitung von Angebotsanfragen. Diese positive Erfahrung und ein guter Kontakt mit transparenter Kommunikation und intensiver Kundenbetreuung sind der Schlüssel zu einem vertrauensvollen und beständigen Verhältnis.
Nutzen Sie Daten und Analysen: Ein digitalisierter Prozess ermöglicht das Sammeln wertvoller Informationen. Die anschließende Bewertung von Angebotsdaten, Kundenfeedback und Erfolgsquoten kann bei der Optimierung der Angebotsstrategie und Geschäftsentscheidungen helfen.
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