Weltweit schnell und flexibel durch agiles technisches Änderungsmanagement

Bis zum Projektstart im Jahr 2015 wurden Ablauf und Management technischer Änderungen im MAHLE Geschäftsbereich Filtration und Motorperipherie über eine IT-Architektur auf Basis von Lotus Notes gesteuert. Änderungsprozesse konnten nur sequentiell abgewickelt werden (...) und die Lösung steuerte nur den Workflow, es bestand keine Verbindung zu den Änderungsobjekten. Änderungen von Inhalten oder Prozessen (...) konnten nur mit erheblichem Aufwand durch die IT umgesetzt werden.

Die Kernpfeiler der neuen Architektur bilden die von der CENIT entwickelte Software cenitCONNECT Advanced Process Management (APM) sowie die MAHLE Responsibility Matrix. cenitCONNECT APM unterstützt die Beteiligten während des gesamten Planungs- und Umsetzungsprozesses.

Die zeitnahe Besetzung der Rollen im Prozess (Team staffing) ist bei großen global operierenden Organisationen eine der größten Herausforderungen. Hier hat MAHLE mit der Responsibility Matrix eine clevere Lösung etabliert, die die Zuordnung von Verantwortlichkeiten vom zentralen Änderungskoordinator auf den Mitarbeiter verlagert. Diese Vorgehensweise (stellt) sicher, dass jeder Prozessschritt (...) schnell mit einem fachlich zuständigen Bearbeiter verknüpft wird.

Die Responsibility Matrix (fungiert) für alle am Prozess beteiligten Mitarbeiter als ein Self Service, mit dem Aufgaben und Verantwortlichkeiten entsprechend gemanagt werden können. (...) Alle am Prozess Beteiligten, können ihre (wechselnden) Zuständigkeiten jederzeit selbst pflegen.

Da die Responsibility Matrix in cenitCONNECT APM integriert ist, erfolgt dies bequem über den sogenannten User-Task-Desk.

Die simultane Steuerung und Umsetzung der Änderungsprozesse in die MAHLE Organisation erfolgt mit der eigens entwickelten „Split-Matrix“. Diese strukturiert drei Prozessebenen – Hauptprozess als Klammer, Entwicklungsunterprozess sowie Werksunterprozess – und unterstützt im Zusammenspiel der Responsibility Matrix die tatsächliche Änderungsumsetzung.

„Damit erreichen wir eine unbeschränkte Prozessdynamik, deren Koordination, Steuerung und Kontrolle wir mit einem einzigen User Interface umsetzen können. Neben der Effizienzsteigerung unserer Prozesse erreichen wir durch den Komfort in der Bedienung eine hohe Anwenderakzeptanz“, so Hans-Peter Roitsch.