Kostenrisiken im technischen Änderungsmanagement mit Daten und Durchblick senken

Inhaltsverzeichnis

• Die Kosten technischer Änderungen
• Kann- und Muss-Änderungen
• Warum Unternehmen ihre Kostenrisiken unterschätzen
• Die Rolle von Daten im Änderungsmanagement
• Drei Strategien für bessere Kostenanalysen

Produktänderungen: Notwendig, aber kostspielig

Zwischen einer Idee und dem fertigen Produkt liegen oft Welten. Änderungen am Design oder der Funktionalität sind in der Fertigungsindustrie ein wichtiger Bestandteil der Produktentstehung. Ihre Auswirkungen lassen sich auf eine einfache Faustregel herunterbrechen: Je später der Zeitpunkt einer Änderung, desto höher ihre Kosten.

Im Product Lifecycle Management gilt die „Rule of Ten“. Sie besagt, dass sich der Änderungsaufwand mit jeder Produktlebenszyklusphase verzehnfacht. Produktmanager*innen versuchen deshalb, Anpassungen möglichst früh vorzunehmen und Aufwand und Kosten gering zu halten. Doch trotz dieser Frontloading-Strategie müssen Unternehmen bis zum Produktlaunch und darüber hinaus jederzeit mit Änderungen rechnen.

Wie wirken sich technische Änderungen im Unternehmen aus?

Die Kosteneffekte technischer Änderungen betreffen nicht nur die Produktentwicklung. Sie ziehen sich durch alle Geschäftsprozesse vom Einkauf über die Distribution, das Marketing und den Vertrieb bis hin zum Controlling. Verändert etwa ein Zulieferer das Material eines Bauteils, muss der Einkauf neue Lieferanten finden und die Technische Redaktion muss die Dokumentation anpassen.

Welche Kosten Änderungen an welchen Stellen verursachen, zeigt unsere Infografik.

 

Welche Kosteneffekte haben technische Änderungen?

Kann- und Muss-Änderungen wirtschaftlich umsetzen

Änderungen erfolgen aus verschiedenen Gründen. Hersteller erfüllen damit gesetzliche Vorgaben oder reagieren kurzfristig auf Trends, um wichtige Marktchancen zu nutzen. Unabhängig von der Motivation geht es darum, die Kosten von Muss-Änderungen gering zu halten und betriebswirtschaftliche Vorteile von Kann-Änderungen voll auszuschöpfen.

Um die finanziellen Auswirkungen technischer Änderungen im Griff zu behalten, müssen Unternehmen neben funktionellen und konstruktiven Herausforderungen auch die Kosteneffekte ganzheitlich betrachten und ihre Wechselwirkungen verstehen. Für viele Hersteller ist das eine Herausforderung.

Kostenrisiken von Änderungen: Oft übersehen oder unterschätzt

Gerade bei komplexen Modifikationen ist es wichtig, die Änderungskosten realistisch abzuschätzen und dabei alle relevanten Aspekte und Daten zu berücksichtigen. Allerdings fehlt den involvierten Personen und Abteilungen dafür oft der Überblick über die Auswirkungen einer Änderung.

Das führt dazu, dass Folgeeffekte übersehen und wichtige Aspekte gerade außerhalb der Produktentstehung vernachlässigt werden. Gründe dafür sind unter anderem ein Mangel an

• standardisierten Prozessen
• Kommunikation zwischen den Stakeholdern
• zeitlichen und personellen Ressourcen

Ein strukturiertes Engineering Change Management (ECM) mit klaren Abläufen und Rollen kann helfen, diese Hürden zu überwinden und Kostenrisiken effektiv zu analysieren. Entscheidend ist, dass die ECM-Abläufe nahtlos digitalisiert und relevante Informationen über den gesamten Prozess hinweg durchgehend verfügbar sind.

Erfolg mit durchgängigen Daten

Durchgängige Daten sorgen dafür, dass Informationen jederzeit abrufbar und rückverfolgbar sind. In vielen Unternehmen ist die Vernetzung der Daten jedoch noch unzureichend, insbesondere entlang des Produktentstehungsprozesses (PEP) und zwischen dem PEP und weiteren Geschäftsprozessen.

Damit Abteilungen wie Produktentwicklung, Fertigung, Einkauf und Vertrieb besser und effektiv digital kollaborieren können, ist eine nahtlose Integration des Product Lifecycle Management (PLM) mit dem Enterprise Resource Planning (ERP) System unerlässlich.

Diese Integration ermöglicht es allen Beteiligten, Informationen wie Materialien, Materialkosten und Bauteil-Änderungen verlässlich und korrekt einzusehen. Zudem wird sichergestellt, dass jeder die Prozesse nachvollziehen kann und auf dem aktuellen Stand ist.

Der vollständige Überblick erlaubt es datengetriebenen Unternehmen, Lücken in der Kostenabschätzung zu schließen und den Zielkonflikt zwischen technischen und betriebswirtschaftlichen Optimierungen aufzulösen.

Stellt etwa der Vertrieb die Anforderung, den Verkaufspreis wettbewerbsfähig zu gestalten, können Anpassungen der technischen Spezifikationen oder des Materials die Lösung sein. Mit einer durchgängigen Datenbasis und einer lückenlosen Kostenkalkulation ist es möglich, verschiedene Szenarien durchzuspielen und die kostengünstigste Lösung zu finden.

Drei Strategien, um die Kosten im Änderungsmanagement kurz- und mittelfristig zu optimieren

Wenn es darum geht, Änderungen zu simulieren und ihre Kosten abzuschätzen, wünschen sich viele Entscheider*innen einen digitalen Zwilling ihrer Prozesse und Produkte, der ihre Entscheidungen mit künstlicher Intelligenz unterstützt. Bis dieser Wunsch Wirklichkeit wird, können produzierende Unternehmen zunächst auf Software für die Prozessteuerung setzen und folgende drei Strategien verfolgen.

1. Prozesse strukturiert steuern

Unternehmen müssen Wege für eine lückenlose Zusammenarbeit in Änderungsprojekten finden. Eine Software für die Prozesssteuerung baut Brücken zwischen Daten- und Wissensinseln im Unternehmen. Digitale Workflows, Checklisten, einheitliche Prüfkriterien und die automatische Dokumentation von Änderungsschritten helfen Ihren Teams dabei, den Austausch von Wissen und Erfahrungen zu verbessern.

2. Anforderungen und ECM optimieren

Je effizienter Änderungen umgesetzt werden, desto geringer sind Ihre Kostenrisiken. Es lohnt sich deshalb, den ECM-Prozess vom ersten Änderungsantrag bis zur Umsetzung zu modernisieren. Ein strukturierter Ablauf und der lückenlose Wissensaustausch in der Organisation helfen Ihnen, die Kosten im Griff zu behalten.

Für reibungslose ECM-Prozesse sollten Sie auch Ihr Anforderungsmanagement stärken. Wenn Sie Anforderungen effizient und nachvollziehbar erfassen und ihren Lebenszyklus digital managen können, sind Sie problemlos in der Lage, die Konsequenzen ihrer Umsetzung einfacher zu analysieren.

3. Datenbasis verbessern

Durchgängige Daten sind die treibende Kraft der Digitalisierung und bieten weitreichende Vorteile, die über die Produktentstehung hinausgehen. Um diese Vorteile auszuschöpfen, ist es wichtig, an der Erweiterung und Verbesserung der Datenintegration im PEP zu arbeiten. Die Integration von Datenströmen innerhalb des PEP und zwischen anderen Geschäftsprozessen ermöglicht eine nahtlose Kommunikation und Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen und Systemen.

Mit einer Software für die Prozesssteuerung schaffen Sie zudem saubere Datenströme und bündeln Informationen über Materialien, Prozesse und Änderungen zentral.

Dadurch stehen aktuelle und vollständige Informationen bereit, mit denen Sie finanzielle Risiken und Chancen identifizieren können. Eine durchgängige Datenhaltung ermöglicht außerdem die Analyse historischer Daten, die Muster und Trends sichtbar macht, um zukünftige Kostenschätzungen zu verbessern.

Fazit: Mit den richtigen Prozessen setzen Sie Änderungen effizient um

Aufgrund steigender Kosten und Kundenerwartungen, verschärfter Gesetzesvorgaben und wachsender Ansprüche an die Nachhaltigkeit sind Änderungen in der Produktentstehung an der Tagesordnung.

Um schnell reagieren zu können, benötigen Hersteller saubere Änderungsprozesse und die Möglichkeit, Änderungskosten ganzheitlich zu bewerten. Voraussetzung dafür ist ein softwarebasiertes ECM und eine durchgängige Datenbasis. Damit finden Sie auch unter Zeitdruck die wirtschaftlichste Lösung und setzen Änderungen flexibel um.

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